Tips mengelola waktu

08 Oktober 2010

4 UJI WAKTU EFEKTIF

Oleh Niki N. Fitri,Psi

Kita semua pasti tahu bahwasanya waktu dan kehidupan selalu bersama dan tak bisa dipisahkan. Meskipun tiap orang tahu kalau waktu tak pernah kembali, namun seringkali banyak orang kurang peduli dengan waktu sampai akhirnya mereka menyesal dan mulai berandai-andai karena telah menyia-nyiakan waktu.

Nah agar kita  tidak termasuk golongan mereka, bolehlah rekan-rekan mencoba menerapkan "Metode 4 uji waktu" berikut ini sehingga setidaknya waktu anda mulai terkonsumsi secara efektif.

Waktu tidak pernah berubah, tetap 24 jam sehari, 60 menit sejam dan dan terus berjalan. So kalau rekan2 masih berusaha untuk mengatur waktu, itu salah besar. Sebenarnya yang perlu di kelola adalah kegiatan atau pekerjaan kita yang disesuaikan dengan berjalannya waktu.

1. UJI PERTAMA: Apakah ini sesuatu yang perlu dikerjakan?

    Uji pertama adalah untuk memeriksa apakah hal yang sampai ke meja anda merupakan sesuatu yang layak dikerjakan atau tidak. Ini merupakan bagian yang cukup kompleks, karena banyak godaan. Seorang manager sering terjebak dengan melihat hal yang menarik dibandingkan hal yang penting. Apabila anda merasa dokumen /file yang anda pegang perlu dibaca tapi memakan waktu lama segera sisihkan untuk waktu senggang anda.

Tujuan utama dari uji pertama ini adalah langsung memutuskan tindakan. Apabila perlu dikerjakan atau diambil tindakan tertentu teruskan ke uji kedua.

2. UJI KEDUA : Apakah saya yang harus mengerjakannya?

    Uji  kedua adalah untuk memeriksa apakah haruss anda sendiri yang mengerjakan pekerjaan tersebut atau dapat didelegasikan. Sebuah opini manajerial modern mengatakan bahwa semua hal yang masuk ke meja anda, 70%  dapat didelegasikan, 20% harus ditangani sendiri, sisanya 10% adalah "junk", sampah. Termasuk didalamnya adalah surat penawaran, majalah, brosur dll.

Tujuan utama dari uji kedua ini adalah menentukan siapa orang yang mengerjakannya. Apabila dapat didelegasikan berilah pesan di sudut atas dokumen: orang yang menerima pendelegasian, tindakan anjuran dan batas waktunya. Apabila harus dikerjakan sendiri, lanjutkan ke uji ketiga. Yang seringkali menggagalkan proses pendelegasian adalah kurangnya kepercayaan pada bawahan dan ketidaktegasan.

3. UJI KETIGA : Bagaimana prioritasnya?

    Uji ketiga menentukan bagaimana anda menentukan prioritas pekerjaan. Secara umum prioritas dapat dibagi menjadi empat;

1. Yang mendesak dan penting

2. Yang penting tapi kurang mendesak

3. Yang mendesak tapi kurang penting

4. Yang kurang penting dan kurang mendesak

Tujuan utama uji ketiga ini adalah menentukan urutan berdasarkan kepentingannya. Setelah mengetahui prioritas pekerjaan , lanjutkan ke uji keempat. Yang sering menjadi dilema dan jebakan pada bagian ini adalah seringkali seseorang mendahulukan pekerjaan yang menyenangkan tapi kurang penting.

4. UJI KEEMPAT : Bagaimana cara terbaik mengerjakannya?

     Uji keempat merupakan uji efisiensi. Kita mengambil cara terbaik untuk melakukan tindakan. Tahap ini merupakan pilihan dan kecenderungan pribadi. Dengan berjalannya waktu dan bertambahnya pengetahuan serta keterampilan, kita akan dapat mengembangkan  metode kerja kita.

Tujuan utama bagian ini adalah efisiensi dan inovasi. Seseorang seringkali mencari jalan yang termudah tanpa memperhatikan efisiensi waktu. Pada sesi ini diharapkan rekan2 tidak malas untuk berkreasi dan mencoba alternatif cara mengambil tindakan yang lebih tepat.

TIDAK BISA MEMUTUSKAN?

Ada pepatah bijak mengatakan " Langkah awal menentukan langkah selanjutnya."

Begitu pula dalam melakukan manajemen waktu. Masalah mulai muncul u bila pada uji pertama kita langsung kebingungan dan tidak bisa memutuskan tindakan.Namun demikian rekan2 jangan risau karena jalan keluarnya cukup sederhana:

1. Pertama kali menghadapi satu masalah/file/dokumen dan kita belum dapat memutuskan , berikan tanda bintang.

2. Pada saat menghadapi dokumen yang sama, berikan lagi tanda bintang. Semakin banyak tanda bintang, semakin kita tahu bahwa dokumen itu sudah berkali-kali kita hadapi dan kita belum dapat mengambil tindakan. Tiga tanda bintang menunjukkan anda tidak lagi efektif menggunakan waktu anda.

 3. Cara terbaiknya adalah berkonsultasi dengan orang yang kita anggap kompeten untuk membantu, misalnya atasan anda sendiri.

Untuk menjalankan semua metode manajemen waktu dibutuhkan kedisiplinan yang tinggi. Keempat uji waktu ini hanyalah salah satu diantara berbagai tools yang dapat rekan-rekan pakai. Selamat mencoba!

(sumber;MDI news/des'00)